den 12 december 2018
Dagens namn: Alexander, Alexis
Orsa kommun - helt enkelt!
Nyheter
Nyheter / 2018-12-10
Klätter- och linbana vid Bergetskolan?
Några elever på Bergetskolan fick en idé till ett medborgarförslag efter att de vunnit ett skolval med sitt parti Aktivitetspartiet. De vill ha fler satsningar på aktiveter för barn och ungdomar i Orsa.
Nyheter / 2018-12-05
Vilka är vi?
Den 5 december satte Orsa kommun aktivt igång projektet ”Vilka är vi?”. En satsning kring integration och kunskapsutveckling. All personal i Orsa kommun ska utbildas och få möjlighet att samtala om frågor som rör integration.
Nyheter / 2018-11-30
Manifestation för miljön och klimatet
I Orsa och ett flertal kommuner i landet har människor under fredagen den 30 november samlats i en manifestation för miljön och klimatet. Initiativtagare är Naturskyddsföreningen.
Nyheter / 2018-11-30
Evenemang på Orsa Bibliotek & Kulturhus
Under julmarknaden i Orsa Centrum den 15 december har Biblioteket & Kulturhuset utökade öppettider och olika aktiviteter
Nyheter / 2018-11-28
25 år i Orsa kommuns tjänst
Vi säger stort tack till dessa personer som arbetat hos oss i Orsa kommun i 25 år. I måndags i samband med kommunfullmäktiges sammanträde tackades de med blomster och presenter.
2018-06-01

Granskning av fiberutbyggnad visar brister i rutiner och dokumentation

Det finns brister i hur Mora, Orsa och Älvdalens kommuner har följt gällande ramavtal kring utbyggnaden av fiber. Det visar den externa granskning som de tre kommunerna låtit revisionsbyrån PWC göra.

Mora, Orsa och Älvdalens kommuner bygger ut sitt fibernät i ett gemensamt projekt. 2014 gjordes, via ett ramavtal, en gemensam upphandling av entreprenörer som skulle sköta genomförandet av utbyggnaden.

I februari 2018 gav de tre kommuncheferna i uppdrag åt revisionsbyrån PWC att utreda hur kommunerna följt ramavtalet för fiberutbyggnad. Detta efter att media granskat fakturor från en av leverantörerna. PWC fick i uppdrag att titta på interna rutiner kring fakturakontroll och avtalsuppföljning och att undersöka om felaktiga betalningar skett.  PWC fick också i uppdrag att rekommendera eventuella åtgärder till förbättring.

PWC:s bedömning
PWC:s sammanfattade bedömning är att kommunerna har gjort avvikelser mot upphandlat ramavtal. Bland annat har nytt material för utbyggnaden tillkommit.

– När det gäller material så slutade vissa komponenter tillverkas och vi var tvungna att köpa andra som var dyrare, men också av bättre kvalitet. Sånt händer när man jobbar med avtal som löper på flera år, det är inget konstigt. Men vi borde ha gjort en ny konkurrensutsättning när den situationen uppkom, och det gjorde vi inte, säger kommunchef Ann-Therese Albertsson.

PWC menar att resor på fakturor felaktigt har godkänts i Mora och Orsa. Det skulle ha ingått i den ursprungliga upphandlingen eller ändrats av Upphandlingsenheten i Mora och inte av verksamheterna som jobbade med fiberutbyggnad.

PWC anser också att efterlevnaden av interna rutiner kring fakturakontroll och avtalsuppföljning inte fungerat tillfredställande. Vissa fakturor saknar uppgifter om vilket avtal de avser och avtalsändringarna är inte dokumenterade, vilket försvårar kontrollen av avtalsuppföljningen.

PWC skriver i sin rapport att de personer som jobbat med fiberutbyggnad i vissa fall inte haft ett tydligt ansvar och mandat för att göra upphandlingar och inköp och att rutiner varit otydliga och i vissa fall okända för personerna.

Kommunernas åtgärder
PWC rekommenderar nu ett antal åtgärder för att kommunerna ska förbättra upphandlings- och avtalshanteringen, samt den interna fakturahanteringen i framtiden. Eftersom kommunerna har en gemensam upphandlingsenhet är rekommendationen att ha samma rutiner och arbetssätt för ramavtal och upphandlingar i alla tre kommunerna.

– Moras upphandlingschef kommer att få i uppdrag att ta fram lämpliga åtgärder för att höja kompetensen i upphandlingsfrågor i de tre kommunerna. Vi behöver förtydliga ansvarsuppdelningen mellan upphandlingsenheten och verksamheterna. I Orsa har vi en inköpspolicy och en inköpshandbok med rutiner, vi kommer att se över om vi behöver förtydliga något i dessa. Men viktigast är att styrdokumenten är kända och efterlevs. Därför tar vi fram en hållbar utbildningsplan så att kunskapen i kommunen hålls levande över tid. Fortlöpande utbildning av personer som utför inköp och upphandlingar ska genomföras och alla som jobbar i kommunen ska känna till grunderna kring våra interna regler för upphandling, säger Ann-Therese Albertsson.

En annan viktig åtgärd är att jobba med att förbättra dokumentationen vid upphandlingar, avrop, och avtalsförändringar. Fakturor ska också vara specificerade mot gällande avtal.

– Det är allvarliga brister i vår styrning och kompetens kring upphandlingsfrågor som rapporten sätter fokus på. Våra skattebetalare och de företag som är med och lämnar anbud i våra upphandlingar ska känna sig trygga med att vi hanterar skattepengarna korrekt och följer lagar och regler som gäller vid upphandling. PWC:s rapport ger oss ett underlag för att skärpa rutinerna och utbilda all personal i vår kommun som jobbar med upphandling, avtalsuppföljning och fakturahantering., säger Ann-Therese Albertsson, kommunchef i Orsa.

Eventuell jävssituation i Orsa
PWC skriver i sin rapport att det inte är att betrakta som olämpligt att Orsas stadsnätsansvarige tidigare arbetat för en av leverantörerna eller att han har en nära anhörig som arbetar för leverantören. Däremot väcker det frågor om oberoende då den stadsnätsansvarige gjort ändringar i avtalen och mottagningsattesterat fakturor från leverantören och en jävssituation kan inte uteslutas

– Sedan det här kom fram har vår stadsnätsansvarige har varit öppen och inte försökt dölja för oss att det blivit fel när ändringarna i avtalet gjorts och inte dokumenterats. Att jäv inte kan uteslutas betyder inte per automatik att jäv har förekommit. Men att jävsfrågan väcks gör ju att vårt förtroende ifrågasätts. Jag tycker att det är något vi måste skicka med våra chefer och medarbetare i framtiden att ständigt reflektera över. När kan jag uppfattas som jävig? Det är en viktig fråga för oss alla att ställa oss, säger Ann-Therese Albertsson.

Utvecklingsarbetet Lyfta Orsa
Orsa jobbar med ett utvecklingsarbete i kommunen, som går under arbetsnamnet Lyfta Orsa.

– Där är ordning och reda ett prioriterat förbättringsområde och upphandlingsfrågor och fakturahantering kommer att vara högt prioriterade i det arbetet, säger Ann-Therese Albertsson.

Här kan du läsa PWC:s granskningsrapport pwc_utredning_av_kommunernas_hantering_av_ramavtal_kring_fibernat_180531.pdf

Senast ändrad den 7 december 2018
Sidan underhålls med webKontroll från Daladatorer